Bayi Ağında Sipariş ve Tahsilat Takibi

Bayi ağında sipariş ve tahsilat takibinin özü şudur: her sipariş bayinin carisine borç, her ödeme alacak olarak tek bir yerde işlenmeli ve sipariş, alındığı andan teslim edildiği ana kadar belli durumlardan geçerek izlenmelidir. Sipariş bir yerde, ödeme dekontu başka bir yerde, bakiye ise muhasebecinin tablosunda durduğunda "bu sipariş nerede?" ve "bu ödeme işlendi mi?" soruları hiç bitmez. Takibi kolaylaştıran şey, üçünü aynı kayıtta birleştirmektir.

Bu yazıda siparişin yaşam döngüsünü, tahsilatın cariye nasıl yansıması gerektiğini ve ay sonu mutabakatını nasıl kısaltabileceğinizi anlatıyoruz. B2B sistemin ne olduğunu ve nasıl kurulduğunu merak ediyorsanız önce B2B sipariş sistemi nedir yazımıza göz atabilirsiniz.

Siparişin yaşam döngüsünü tanımlayın

Takibin ilk adımı, bir siparişin hangi aşamalardan geçtiğini netleştirmektir. Çoğu bayi ağında akış kabaca şöyledir:

1. Alındı. Bayi siparişi panelden verir; ürünler, miktarlar, fiyat ve iskontolar o anki haliyle kayda geçer.
2. Onaylandı. Satış veya muhasebe ekibi stoğu ve bayinin kredi durumunu kontrol edip siparişi onaylar.
3. Hazırlanıyor. Sipariş depoya iş emri olarak iner, toplanır ve paketlenir.
4. Sevk edildi. Kargo veya kendi aracınızla yola çıkar; bayiye bildirim gider.
5. Teslim edildi ya da gerekirse iptal / iade.

Durumların sayısı firmaya göre değişebilir; önemli olan herkesin aynı adları kullanmasıdır. Bayi kendi panelinden siparişin hangi aşamada olduğunu görebiliyorsa, "siparişim ne oldu?" telefonlarının büyük kısmı kendiliğinden azalır.

Siparişe ait konuşmaları siparişin altında tutun

"Yarına yetişir mi?", "M bedeni L ile değiştirelim", "Kargoyu diğer depoya gönderin" gibi mesajlar WhatsApp'ta dağıldığında, aylar sonra neyin neden değiştiğini bulmak zorlaşır. Her siparişin altında bayi ile işletmenin birlikte yazabildiği bir yazışma alanı olması, kararın siparişle birlikte saklanmasını sağlar.

Adresi ve fiyatı sipariş anında sabitleyin

Bayi sonradan adresini değiştirse ya da siz ürün fiyatını güncelleseniz bile eski siparişin teslimat adresi, fatura adresi ve fiyatı değişmemelidir. Aksi halde geçmiş kayıtlar ile cari bakiye birbirini tutmaz.

Tahsilatı cariye doğru yansıtın

Siparişi takip etmek işin yarısıdır; asıl zorluk paranın izini sürmektir. Bayi ağında tahsilat genellikle iki yoldan gelir.

Havale / EFT. Bayi ödemeyi yapar ve dekontunu sisteme yükler. Siz dekontu kontrol eder, tutarı tutuyorsa onaylarsınız; onay anında bayinin carisine alacak işlenir ve bayiye bildirim gider. Tutar yanlışsa dekontu red sebebiyle geri göndermek, telefonla açıklama yapmaktan çok daha net bir iz bırakır.

Kredi kartı. Sanal POS ile 3D Secure üzerinden alınan ödeme, onaylandığında cariye doğrudan yansır. Bayinin dekont göndermesine gerek kalmaz.

Her iki yolda da kural aynıdır: ödeme yalnız bir kez ve doğru bayiye işlenmeli, dekont gibi tahsilat belgeleri de denetimde bulunabilecek şekilde saklanmalıdır.

Kredi limiti ve bakiyeyi birlikte izleyin

Vadeli çalışılan bir bayi ağında risk, siparişin değil açık bakiyenin büyümesidir. Bunu kontrol altında tutmak için:

• Her bayiye bir kredi limiti tanımlayın ve kullanılan / kalan limiti görünür tutun.
• Bayinin kendi borcunu kendi panelinden görebilmesini sağlayın. Bakiyesini bilen bayi, ödemeyi hatırlatma beklemeden yapma eğilimindedir.
• Onay aşamasında bakiyeye bakın. Limiti aşan bir siparişi onaylamadan önce bayiyle konuşmak, sonradan tahsil etmeye çalışmaktan kolaydır.
• Ödeme alışkanlığını izleyin. Hangi bayinin düzenli, hangisinin geciken ödeme yaptığını görmek, limit artırma kararını sezgiden çıkarır.

Ay sonu mutabakatını kısaltın

Mutabakatın uzun sürmesinin sebebi genellikle iki tarafın farklı kayıtlara bakmasıdır. Siparişler, iadeler ve tahsilatlar aynı cari hesapta tarih tarih işleniyorsa, iş dönem ekstresini paylaşmaya iner:

• Başlangıç ve bitiş tarihi seçilerek cari ekstre alınır; borç, alacak ve bakiye ayrı ayrı görünür.
• Bayi aynı ekstreyi kendi panelinden indirebiliyorsa, fark çıktığında iki taraf aynı satırlara bakarak konuşur.
• İadeler de cariye yansımalıdır. Kısmi iadede yalnız iade edilen satırların tutarı düşmeli, kalan sipariş geçerli kalmalıdır.

Sık yapılan hatalar

• Ödemeyi bayi bazında değil toplu işlemek. Hangi ödemenin hangi bayiye ait olduğu belirsiz kalır.
• İptal ve iadeyi cariye işlememek. Sipariş iptal edilir ama borç durur; bayi haklı olarak itiraz eder.
• Değişiklikleri kayıt altına almamak. Fiyatı veya siparişi kimin, ne zaman değiştirdiği bilinmezse anlaşmazlık çözülemez.
• Bildirimi tek kanala bırakmak. Yalnız e-postayla gelen bir sipariş bildirimi gözden kaçabilir; panel içi bildirim de olmalıdır.

Sık sorulan sorular

Sipariş ve tahsilat takibi için ayrı programlar kullanılabilir mi? Kullanılabilir, ama iki sistem arasında elle aktarım yapıldıkça ay sonunda mutabakat yükü büyür. Sipariş, iade ve tahsilatın aynı cariye işlenmesi bu yükü azaltır.

Bayi dekont gönderdiğinde bakiye hemen düşmeli mi? Hayır. Dekont önce kontrol edilip onaylanmalı; bakiye onay anında güncellenmelidir. Böylece yanlış tutarlı dekontlar cariye işlenmeden geri gönderilebilir.

Bayiler kendi bakiyesini görmeli mi? Görmesi faydalıdır. Bakiyesini ve ekstresini kendi panelinden izleyen bayiyle mutabakat daha hızlı yapılır.

İrensoft B2B ile sipariş ve tahsilatı tek yerden izleyin

İrensoft B2B'de her sipariş borç, her tahsilat alacak olarak cariye işlenir. Bayileriniz dekontlarını sisteme yükler, siz tek ekrandan onaylarsınız; kartla ödeme sanal POS ve 3D Secure ile alınır. Kredi limiti, cari ekstre PDF'i, siparişe bağlı yazışma, iade süreci ile panel ve e-posta bildirimleri aynı panelde yer alır. Akışı nasıl çalışır sayfasında inceleyebilir, modülleri modüler yapı sayfasında görebilir ya da demo talep edebilirsiniz.